INTERPRETACJA INDYWIDUALNA


Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2017 r., poz. 201, z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 22 listopada 2017 r. (data wpływu 7 lutego 2018 r.) uzupełnionego pismem z dnia 5 kwietnia 2018 r. o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na organizację wewnętrznych spotkań biznesowych pracowników w siedzibie Spółki, jak również w restauracji, kawiarni, czy też innym lokalu o podobnym charakterze (Pytanie Nr 4) – jest prawidłowe.

UZASADNIENIE


W dniu 7 lutego 2018 r. wpłynął do tutejszego organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na organizację wewnętrznych spotkań biznesowych pracowników w siedzibie Spółki, jak również w restauracji, kawiarni, czy też innym lokalu o podobnym charakterze.


We wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny.


R. Sp. z o.o. (dalej: “Spółka”, „R. sp z o.o. ”) oraz H. GmbH z siedzibą w Niemczech („H. GmbH”) są podmiotami Grupy H. H. GmbH jest operatorem ogólnoświatowego systemu rezerwacji hotelowych (dalej: „Produkt”, „Portal”) dla osób podróżujących służbowo i prywatnie. Portal H. pomaga w wyszukiwaniu najlepszych miejsc noclegowych, jak i przy procesach związanych z obsługą podróży służbowych.

Przedmiotem działania R. sp. z o.o. jest przede wszystkim marketing prowadzonego przez H. GmbH Portalu hotelowego na podstawie umowy łączącej R. sp. z o.o. z H. GmbH („Umowa”). Spółka, wykorzystując znajomość lokalnych rynków, promuje Produkt w celu poszerzenia zarówno bazy hotelowej Portalu, jak również pozyskania nowych użytkowników na terytorium Polski, Czech, Rumunii i na Węgrzech.


Klientami R. sp. z o.o. są: 1) Kontrahenci (użytkownicy Portalu), 2) Travel Partnerzy (np. biura podróży) oraz 3) Partnerzy Hotelowi (dalej łącznie jako: „Klienci”).


Kontrahenci, to firmy oraz podmioty indywidualne posiadające spersonalizowany profil na Portalu H. GmbH, poprzez który dokonują rezerwacji zarówno na potrzeby służbowe, jak i prywatnie. R. sp. z o.o. działając w oparciu o bazę danych hoteli, prezentuje swoim obecnym i potencjalnym Kontrahentom indywidualne rozwiązania, które mają na celu ułatwienie i optymalizację zarządzania podróżami, zwiększenie zadowolenia pracowników oraz redukcję kosztów firmy. Ponadto, Spółka doradza i zapewnia bieżące wsparcie.


Travel Partnerzy dokonują rezerwacji hotelowych w imieniu swoich klientów z wykorzystaniem Portalu należącego do H. GmbH. Przy czym, na podstawie umowy podpisanej z H. GmbH, Travel Partnerzy otrzymują prowizję za rezerwowanie hoteli działających w systemie rezerwacji hotelowych H.

Partnerzy Hotelowi są podstawowym i niezbędnym elementem całego systemu rezerwacji stworzonego przez H. GmbH. Na podstawie umów zawieranych z H. GmbH, Hotele płacą prowizję za rezerwacje dokonane w swoich obiektach przy pomocy Portalu H.


R. sp. z o.o., w ramach swojej działalności marketingowej ma za zadanie budowanie i utrzymywanie relacji z Klientami oraz poszerzenie znajomości produktów wśród obecnych i potencjalnych Klientów.

Spółka prezentuje Klientom informacje na temat funkcjonowania systemu rezerwacji hotelowych oraz standardowe warunki korzystania z Produktu H. GmbH. Zgodnie z Umową nie może jednak ani negocjować ani zmieniać tych warunków. W zamian za świadczone usługi Spółka otrzymuje wynagrodzenie obliczane metodą „koszt plus”.


Specyfiką działalności Spółki jest konieczność przeprowadzania częstych spotkań o charakterze biznesowym z potencjalnymi i obecnymi Klientami. Spotkania mają miejsce głównie w siedzibie firmy (w salach konferencyjnych Spółki lub w biurze Kontrahenta, Travel Partnera, czy Partnera Hotelowego), niemniej jednak w niektórych sytuacjach wskazane lub konieczne jest zaproszenie przedstawiciela Klienta na posiłek w restauracji lub innym lokalu gastronomicznym.


Wszelkiego rodzaju spotkania służbowe tego typu z Klientami są podstawą funkcjonowania Spółki, bez nich niemożliwe jest realizowanie projektów w ramach działalności marketingowej R. sp. z o.o. Spotkania są uprzednio planowane, zależnie od swojego charakteru odbywają się albo w godzinach pracy w dniu roboczym albo (sporadycznie) w godzinach wieczornych poza siedzibą Spółki. Spotkania organizowane są w ramach regularnych kontaktów z Klientami lub w celu pozyskania nowego Klienta.

Uczestnikami spotkań są pracownicy R. sp. z o.o. i przedstawiciele Klienta (Kontrahenta, Travel Partnera lub Partnera Hotelowego). W przypadku spotkań w siedzibie firmy, serwowane są napoje (kawa, herbata, woda, soki) oraz słone i słodkie przekąski. Na spotkaniach poruszane są tematy dotyczące biznesowej współpracy danego Klienta z R. sp. z o.o. , odbywa się prezentacja Produktu, w tym prezentacja nowych obiektów hotelowo-konferencyjnych w bazie H, możliwe jest uzyskanie od Klienta opinii na temat Produktu, oceny wsparcia danego opiekuna po stronie R. sp. z o.o. , a także dokonanie prezentacji/szkolenia w zakresie funkcjonowania Portalu H.

Ponadto, na spotkaniach z Kontrahentami może miejsce również podsumowanie miesięcznych/kwartalnych/rocznych zmian w ilości rezerwacji dokonywanych przez Kontrahenta (w tym kwestie zmiany preferowanych hoteli, podsumowanie pojedynczych noclegów w porównaniu z dłuższymi pobytami, podział na wyjazdy grupowe lub wyjazdy pojedynczych pracowników, itd.).


Na spotkaniach z Travel Partnerami planowane są także wspólne działania stron na kolejne tygodnie/miesiące, a w przypadku zmian również przedstawienie nowej osoby decyzyjnej po stronie Travel Partnera, przedstawienie nowego opiekuna handlowego po stronie R. sp. z o.o. czy prezentacje nowych obiektów hotelowo-konferencyjnych w bazie Portalu H.

Podczas spotkań zwykle przekazywane są Klientowi materiały reklamowo-szkoleniowe z logo H (np. broszury, publikacje, plakaty, prasa branżowa, notesy, długopisy, kalendarze).


Pracownicy Spółki biorący udział w spotkaniach biznesowych z Klientami rejestrują swoją aktywność biznesową w systemie CRM - wewnętrznym systemie R. sp. z o.o. w którym odnotowywane są informacje o danym spotkaniu: tj. o uczestnikach, celu, dacie, miejscu oraz efektach spotkania.


Konferencje


Kilka razy w roku Spółka organizuje również konferencje dla swoich Klientów, podczas których pracownicy R. sp. z o.o. przedstawiają uczestnikom prezentacje na temat funkcjonowania Portalu hotelowego H, w tym nowe funkcjonalności Produktu, oraz trendy podróży biznesowych i możliwości optymalizacji procesów i kosztów związanych z wyjazdami służbowymi poprzez rezerwację na Portalu H. Podczas konferencji pracownicy R. sp. z o.o. mają możliwość wymiany poglądów i doświadczeń w branży hotelowej, zwłaszcza z osobami odpowiedzialnymi za organizację podróży służbowych w swoich firmach. Uczestnicy, co do zasady, biorą udział w poszczególnych panelach mających na celu przybliżenie funkcjonalności Portalu i omówienie wprowadzonych nowości i ulepszeń. Każdy z uczestników otrzymuje wcześniej agendę konferencji.


Ze względu na ilość uczestników, konferencje odbywają się poza siedzibą firmy. Tym samym Spółka w ramach organizacji konferencji ponosi koszty zapewnienia odpowiedniego miejsca (wynajem sali konferencyjnej), koszty usługi gastronomicznej oraz koszty przygotowania materiałów reklamowych.


Po zakończeniu konferencji, Spółka przesyła uczestnikom ankietę w formie elektronicznej z prośbą o ocenę wydarzenia, zarówno pod kątem organizacyjnym jak i merytorycznym. Wyniki są dokładnie analizowane w zakresie dalszych strategii rozwoju firmy. Spółka otrzymuje również materiał archiwalny (zdjęcia, nagrania) przygotowany przez firmę zewnętrzną, który służy analizie pod kątem prowadzonych przez Spółkę działań, czy nowych projektów.


W przypadku większych konferencji organizowanych raz do roku, dochodzi szereg dodatkowych kosztów: usługa nagłośnienia, naświetlenia sali (obsługa techniczna), usługa fotografa, kamerzysty, usługa charakteryzatora, nabycie kwiatów jako dekoracji, wykupienie ubezpieczenia, wynajem mebli do sali konferencyjnej, usługa opracowania scenografii, usługa montażu materiału filmowego z konferencji, usługa asysty hostess, koszty transportu uczestników konferencji, usługa moderacji konferencji przez firmę zewnętrzna, koszt udziału mówcy, produkcja i opracowanie materiałów promocyjnych (broszury informacyjne, plakaty, teczki, agenda konferencji, notesy, długopisy, identyfikatory, dyplomy, smycze z logo H. itp.).


Wyjścia z Klientami


Sporadycznie Spółka organizuje wyjścia z Klientami na różnego rodzaju wydarzenia kulturalne np. do teatru, kina, kabaretu lub na koncert, kręgle, czy strzelnicę. Na te okazje zapraszani są przedstawiciele Kontrahentów, Travel Partnerów oraz Partnerów Hotelowych, bądź przedstawiciele Klientów, których R. sp. z o.o. chciałby pozyskać. Dobór gości dokonywany jest przez pracowników działu sprzedaży R. sp. z o.o. z finalną akceptacją dyrektora. Zazwyczaj zapraszani są „najważniejsi” Klienci czyli tacy, którzy generują największe ilości rezerwacji poprzez Portal lub osoby decyzyjne po stronie Klienta. Celem takich spotkań jest stworzenie korzystnych warunków do podjęcia rozmów na temat Produktu H. i współpracy stron.


Zwykle po spotkaniu pracownik Spółki przesyła do Klienta maila z podsumowaniem spotkania, gdzie w skrócie przedstawione są omówione tematy i działania zaplanowane na kolejne tygodnie. Informacje o takim spotkaniu są również odnotowywane w wewnętrznym systemie CRM.


Spotkania wewnętrzne pracowników


R. sp. z o.o. organizuje również wewnętrzne spotkania służbowe pracowników Spółki. Spotkania te - podobnie jak spotkania z kontrahentami - również mogą odbywać się w różnych lokalizacjach, tj. m.in. w siedzibie Spółki, w wynajmowanych pomieszczeniach, jak również w restauracji, kawiarni, czy też innym lokalu o podobnym charakterze.

W przypadku spotkań w biurze, mają one miejsce głównie w godzinach pracy. Pracownikom serwowane są napoje (kawa, herbata, woda, soki), słodkie i słone przekąski, a w przypadku dłuższych spotkań, zamawiane są dania obiadowe z dostawą do biura Spółki.

Na spotkaniach poruszane są tematy dotyczące aktualnych wydarzeń w firmie, np. spotkanie w związku z przygotowaniem budżetu na kolejny rok, omówienie głównych celów biznesowych na kolejny okres, rozmowy okresowe z pracownikami podsumowujące wyniki pracownika, omówienie strategii działań w przypadkach nagłych wydarzeń np. rezygnacja ze współpracy z danym Klientem, omówienie agendy na spotkania organizowane przez R. sp. z o.o. , podsumowanie efektów spotkań z Kontrahentem, T. czy Partnerem Hotelowym, korekta i analiza zestawień wyników poszczególnych Klientów np. zmiany w liczebności/częstotliwości rezerwacji, czy np. w przypadku hoteli - poziom obłożenia w hotelu, zmiana liczebności pokoi dostępnych poprzez portal H, przedstawienie pracownikom przez szefów działów nowych strategii działania Spółki, a w przypadku spotkania z nowym pracownikiem R. sp. z o.o. - wdrożenie go w biznesowe procedury obowiązujące w firmie (np. pozyskiwanie nowych Klientów, raportowanie aktywności biznesowych w systemach CRM, prezentacja portalu korporacyjnego dla Klientów).


W ramach spotkań pracowniczych prowadzone są również różnego rodzaju szkolenia.


Pismem z dnia 5 kwietnia 2018 r. Wnioskodawca doprecyzował przedmiotowy wniosek, wskazując, że wydatki gastronomiczne oraz inne niezbędne wydatki ponoszone przez Spółkę podczas organizacji konferencji o charakterze biznesowym oraz wydatki związane z organizacją wyjść z Klientami na różnego rodzaju wydarzenia kulturalno-rozrywkowe (pkt 2 i 3 wniosku) ponoszone są przez Spółkę w celu realizacji zadań określonych w Umowie pomiędzy R. sp. z o.o. i H. GmbH. Zgodnie z Umową intencją działań marketingowych jest budowanie marki H. GmbH i zwiększenie jej rozpoznawalności na rynku polskim, tak aby Klienci końcowi trafili bezpośrednio na stronę xxx., a nie do podmiotów konkurencyjnych. Umowa nie ogranicza działań jakie Spółka powinna podejmować w celu jej realizacji.


Ponadto Wnioskodawca poinformował, że w trakcie konferencji i wyjść z Klientami Spółka prowadzi promocję i marketing marki H. GmbH zgodnie z Umową.


W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania:


  1. Czy wydatki gastronomiczne ponoszone przez Spółkę podczas spotkań o charakterze biznesowym z potencjalnymi i obecnymi Klientami w siedzibie Spółki, jak również w restauracji, kawiarni, czy też innym lokalu o podobnym charakterze, stanowią koszty uzyskania przychodów?
  2. Czy wydatki gastronomiczne oraz inne niezbędne wydatki ponoszone przez Spółkę podczas organizacji konferencji o charakterze biznesowym stanowią koszty uzyskania przychodów?
  3. Czy wydatki związane z organizacją sporadycznych wyjść z Klientami na różnego rodzaju wydarzenia kulturalno-rozrywkowe, stanowią koszty uzyskania przychodów?
  4. Czy wydatki związane z organizacją wewnętrznych spotkań biznesowych pracowników w siedzibie Spółki, jak również w restauracji, kawiarni, czy też innym lokalu o podobnym charakterze, stanowią koszty uzyskania przychodów?

Odpowiedź na pytanie 4 stanowi przedmiot niniejszej interpretacji indywidualnej. Odpowiedź na pytanie 1, 2 i 3 zostanie udzielona w odrębnych rozstrzygnięciach.


Zdaniem Wnioskodawcy, wszystkie wyżej wymienione wydatki stanowią koszty uzyskania przychodów.


Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U.2016.1888, dalej: „Ustawa CIT”), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Konstrukcja przepisu dotyczącego kosztów uzyskania przychodów daje podatnikowi możliwość odliczenia dla celów podatkowych wszelkich kosztów (niewymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy CIT), pod warunkiem, że dokona oceny pod kątem celowości i wykaże ich bezpośredni bądź pośredni związek z prowadzoną działalnością, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu bądź zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów. Tak więc kosztami uzyskania przychodów są wszelkie, racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki, związane z prowadzeniem działalności gospodarczej, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów, z wyjątkiem wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy CIT.


Zatem, warunkiem uznania wydatku poniesionego przez podatnika za koszt uzyskania przychodów, jest łączne spełnienie następujących przesłanek:

  1. został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika,
  2. jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
  3. pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
  4. poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
  5. został właściwie udokumentowany,
  6. nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy CIT, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Ocena prawna wskazanych wydatków wymaga uwzględnienia unormowań art. 16 ust. 1 ustawy CIT. Stosownie do regulacji zawartej w art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy CIT, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.


Jednocześnie należy zauważyć, że za wydatki na zakup żywności, napojów i usług gastronomicznych, wyłączone z kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy CIT uznaje się te, których wyłącznym bądź dominującym celem jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, stworzenie dobrego obrazu jego firmy, czy działalności, wykreowanie pozytywnych relacji z uczestnikami danych spotkań.


Na podstawie zawartej Umowy, Spółka prowadzi działalność marketingową w której celem jest promocja Produktu zleceniodawcy. Specyfiką działalności Spółki jest konieczność przeprowadzania częstych spotkań o charakterze biznesowym z potencjalnymi i obecnymi Klientami. Spotkania mają miejsce głównie w siedzibie firmy (w salach konferencyjnych Spółki lub w biurze Kontrahenta, Travel Partnera, czy Partnera Hotelowego), niemniej jednak w niektórych sytuacjach wskazane lub konieczne jest zaproszenie przedstawiciela Klienta na posiłek w restauracji lub innym lokalu gastronomicznym.

Celem tego rodzaju spotkań z jest reklama działalności gospodarczej i przyciągnięcie Klientów do Produktu H. W szczególności, celem reklamy jest oddziaływanie bezpośrednio na motywy, postawy i sposób postępowania Klientów podejmujących decyzje o korzystaniu z Portalu H. Zgodnie z przyjętą linią orzecznictwa sądów administracyjnych za reklamę na gruncie prawa podatkowego należy uznać ogół działań podatnika zmierzających do rozpowszechniania pochlebnych informacji o zaletach jego towarów bądź usług. Również konferencje podejmuje się w celu reklamy Produktu, czyli zachęcenia jak największej liczby potencjalnych Klientów do korzystania z Portalu H poprzez zachwalanie jego cech jakościowych, czy zalet funkcjonalno-technicznych.

Zgodnie ze znanym Spółce aktualnym stanowiskiem organów podatkowych, wydatki na poczęstunek dla kontrahentów, serwowany w trakcie spotkań, podczas których omawiane są sprawy biznesowe, stanowią co do zasady koszty uzyskania przychodów (np. interpretacja indywidualna Ministra Finansów z 20 października 2016 r., nr DD6.8221.29.2016.MNX).

Podobne stanowisko w zakresie wydatków ponoszonych na poczęstunki podawane podczas spotkań z kontrahentami w siedzibie firmy, jak i poza nią, wynika z interpretacji ogólnej z dnia 25 listopada 2013 r. nr DD6/033/127/SOH/2013/RD-120521 (Dz. Urz. Min. Fin. 45), wydanej przez Ministra Finansów na podstawie art. 14a § 1 Ordynacji podatkowej.

Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 12 stycznia 2017 r. (sygn. II FSK 3728/14) wskazał, że wydatki na organizację konferencji i bankietu, które mają na celu zaprezentowanie produktów spółki mają w przeważającej części charakter reklamowy, a tym samym podlegają zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów. Przedsiębiorca ma prawo swobodnie oceniać jaki wydatek jest celowy z punktu widzenia osiągnięcia przychodu. Ocena ta powinna być respektowana przez organy, chyba że działań podatnika nie sposób zaakceptować z punktu widzenia wzorca racjonalnie działającego podmiotu.


Także spotkania pracowników z Klientami podczas różnych wydarzeń kulturalno-rozrywkowych (np. wyjścia do kina, teatru, na wydarzenia sportowe) są częstą praktyką w środowisku przedsiębiorców. Celem takiego zachowania jest stworzenie korzystnych warunków do podjęcia rozmów na temat Produktu H.


Natomiast, ponoszenie wydatków na artykuły spożywcze zużywane podczas spotkań pracowniczych w siedzibie firmy, jak i wydatki na organizację szkoleń i spotkań pracowniczych z elementami integracyjnymi, stanowią inwestycję Spółki w rozwój zasobów ludzkich i prowadzą do uzyskania spodziewanego efektu w postaci wzrostu efektywności pracy pracowników. Spotkania, oprócz charakteru biznesowego, mają na celu poprawę komunikacji wewnętrznej i motywacji do pracy poprzez zintegrowanie pracowników z firmą, budowanie zespołu, poprawę atmosfery pracy oraz ułatwienie ułożenia wzajemnych relacji między pracownikami i w efekcie poprawę efektywności pracy, a przez to odpowiednie realizowanie strategii przyjętej przez strony Umowy. Pogląd taki podzielają również organy podatkowe, np. Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 17 lutego 2014 r. (ITPB3/423-559/13/PST)


Istotnym jest, iż wszystkie wyżej wspomniane wydatki są odpowiednio udokumentowane przez Spółkę.


W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego w zakresie Pytania Nr 4 jest prawidłowe.


Zasady kwalifikowania wydatków do kosztów uzyskania przychodów określają przepisy art. 15 oraz 16 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz. U. z 2017 r., poz. 2343 ze zm., dalej: „updop”).


Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych – kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.


Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu, każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej ocenie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku pomiędzy poniesionym kosztem, a powstaniem przychodu lub zabezpieczeniem źródła uzyskiwania przychodów. Kosztem uzyskania przychodów będą przy tym zarówno wydatki, których poniesienie bezpośrednio przekłada się na uzyskanie konkretnych przychodów, jak i te, których nie można w taki sposób przypisać do określonych przychodów, ale są racjonalnie uzasadnione jako prowadzące do ich osiągnięcia.


Innymi słowy oznacza to, że dla kwalifikacji prawnej danego kosztu istotne znaczenie ma cel, w jakim został poniesiony. Wydatek zostanie uznany za koszt uzyskania przychodów, jeżeli pomiędzy jego poniesieniem a powstaniem, zwiększeniem bądź też możliwością powstania przychodu istnieje związek przyczynowy.


Zatem, aby określony wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodów, między tym kosztem a przychodem musi istnieć związek przyczynowo - skutkowy. Chodzi tu o związek tego typu, że poniesienie kosztu ma wpływ na powstanie lub zwiększenie przychodu. Przez koszty uzyskania przychodów bezpośrednio związane z przychodami należy rozumieć te koszty, których poniesienie wpływa bezpośrednio na uzyskanie przychodu z danego źródła. Są to więc wszelkie koszty, których poniesienie jest niezbędne, aby określone źródło przychodów przyniosło konkretne przychody. Aby uznać dany wydatek za koszt uzyskania przychodów nie jest konieczne w każdym przypadku wykazanie między nim a przychodem bezpośredniego związku. Należy zaznaczyć, że kosztami uzyskania przychodów są wszystkie wydatki poniesione w celu uzyskania przychodów, w tym również w celu zachowania i zabezpieczenia źródła przychodów, tak aby to źródło przynosiło przychody także w przyszłości.


Wobec powyższego, kosztami będą również koszty pośrednie związane z uzyskiwanymi przychodami, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu uzyskania przychodów (w tym dla zagwarantowania funkcjonowania źródła przychodów), nawet wówczas gdyby z obiektywnych powodów przychód nie został osiągnięty.

A zatem, warunkiem uznania wydatku poniesionego przez podatnika za koszt uzyskania przychodów, jest by wydatek łącznie spełniał następujące przesłanki:

  • został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
  • jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
  • pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
  • poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
  • został właściwie udokumentowany,
  • nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww. ustawy, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.


W związku z powyższym należy stwierdzić, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów, które nie są wymienione w art. 16 ust. 1 updop. Koszty ponoszone przez podatnika należy oceniać pod kątem ich celowości, a więc dążenia do uzyskania przychodów. Aby określony wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodów, między tym wydatkiem, a osiągnięciem przychodu musi zachodzić związek przyczynowy tego typu, że poniesienie wydatku musi mieć wpływ na powstanie, zwiększenie lub zabezpieczenie tego przychodu.

Podsumowując – wydatek zostanie uznany za koszt uzyskania przychodów, jeżeli między jego poniesieniem a powstaniem, zwiększeniem bądź też możliwością powstania przychodu zaistnieje związek przyczynowy i koszt nie będzie objęty dyspozycją art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

W tym miejscu należy podkreślić, że to obowiązkiem podatnika, jako odnoszącego ewentualną korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie, w oparciu o zgromadzone dowody, związku pomiędzy poniesieniem kosztu a uzyskaniem przychodu (w tym zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów), zgodnie z dyspozycją powołanego art. 15 ust. 1 updop.

Należy również wskazać, że kosztami mogą być zarówno koszty uzyskania przychodów pozostające w bezpośrednim związku z uzyskiwanymi przychodami, jak i koszty uzyskania przychodów, inne niż koszty bezpośrednio związane z przychodami (pozostające w związku pośrednim, tzw. koszty pośrednie) - jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu osiągnięcia przychodów, nawet wówczas, gdy z obiektywnych powodów przychód nie zostanie osiągnięty.


Jak wskazano powyżej, ocena prawna danego wydatku wymaga uwzględnienia unormowań art. 16 ust. 1 updop.


Wśród kosztów uznawanych za koszty uzyskania przychodów są także tzw. „koszty pracownicze” obejmujące m.in. świadczenia wypłacane na rzecz pracowników wraz z narzutami, wszelkiego rodzaju nagrody, premie i diety, ale również i inne wydatki ponoszone na rzecz pracowników, które w sposób pośredni wpływają na zwiększenie ich motywacji do pracy, poprawę jakości wykonywanej pracy oraz zdrowie i samopoczucie pracowników.

Jednakże nie każde świadczenie na rzecz pracownika, może być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów pracodawcy. Pracodawca może bowiem zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów tylko te wydatki na rzecz pracowników, które pozostają w związku z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą i z uzyskiwanymi przez niego przychodami, a jednocześnie wydatki te nie mogą znajdować się w katalogu wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów, wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Katalog wydatków wyłączonych z kategorii kosztów podatkowych na podstawie art. 16 ust. 1 ww. ustawy ma charakter zamknięty.


Wśród wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów ustawodawca wymienił – w art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych – koszty reprezentacji, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.


Mimo, że ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych nie definiuje terminu „reprezentacja”, to zgodnie z przyjętą linią orzeczniczą celem kosztów reprezentacyjnych jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, stworzenie dobrego obrazu jego firmy, działalności, wykreowanie pozytywnych relacji z kontrahentami. Zatem reprezentacja to przede wszystkim każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu wykreowania pozytywnego wizerunku podatnika. Co istotne, działania o charakterze reprezentacyjnym podejmowane są w stosunku do podmiotów lub ich przedstawicieli zewnętrznych. Pojęcie reprezentacji nie obejmuje natomiast tych działań, które podejmowane są w stosunku do własnych pracowników.

W świetle powyższego konieczne jest zatem rozstrzygnięcie, czy opisane we wniosku wydatki spełniają kryteria określone w art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.


Z przedstawionego stanu faktycznego, wynika, że: „(…) R. sp. z o.o. organizuje również wewnętrzne spotkania służbowe pracowników Spółki. Spotkania te (…) również mogą odbywać się w różnych lokalizacjach, tj. m.in. w siedzibie Spółki, w wynajmowanych pomieszczeniach, jak również w restauracji, kawiarni, czy też innym lokalu o podobnym charakterze.

W przypadku spotkań w biurze, mają one miejsce głównie w godzinach pracy. Pracownikom serwowane są napoje (kawa, herbata, woda, soki), słodkie i słone przekąski, a w przypadku dłuższych spotkań, zamawiane są dania obiadowe z dostawą do biura Spółki.


Na spotkaniach poruszane są tematy dotyczące aktualnych wydarzeń w firmie, np. spotkanie w związku z przygotowaniem budżetu na kolejny rok, omówienie głównych celów biznesowych na kolejny okres, rozmowy okresowe z pracownikami podsumowujące wyniki pracownika, omówienie strategii działań w przypadkach nagłych wydarzeń np. rezygnacja ze współpracy z danym Klientem, omówienie agendy na spotkania organizowane przez R. sp. z o.o. , podsumowanie efektów spotkań z Kontrahentem, Travel Partnerem czy Partnerem Hotelowym, korekta i analiza zestawień wyników poszczególnych Klientów np. zmiany w liczebności/częstotliwości rezerwacji, czy np. w przypadku hoteli - poziom obłożenia w hotelu, zmiana liczebności pokoi dostępnych poprzez portal H, przedstawienie pracownikom przez szefów działów nowych strategii działania Spółki, a w przypadku spotkania z nowym pracownikiem R. sp. z o.o. - wdrożenie go w biznesowe procedury obowiązujące w firmie (np. pozyskiwanie nowych Klientów, raportowanie aktywności biznesowych w systemach CRM, prezentacja portalu korporacyjnego dla Klientów).


W ramach spotkań pracowniczych prowadzone są również różnego rodzaju szkolenia (…).”


W tym miejscu, należy podkreślić, że przedsiębiorca, organizując dla pracowników określone spotkania wewnętrzne, jak i zewnętrzne oraz szkoleniowe, musi jako cel tej imprezy przyjąć zintegrowanie pracowników z firmą oraz między sobą, poprawę atmosfery pracy, podnoszenie kwalifikacji pracowników, wzrost motywacji w zakresie wykonywania obowiązków pracowniczych. Jeżeli nie przyjmie takiego celu, to samo spotkanie polegające m.in. na konsumpcji, czy zabawie nie będzie kosztem uzyskania przychodów. Z takiego spotkania musi wynikać wprost cel motywacyjno-integracyjny dla pracowników, a nie konsumpcja lub przebywanie w swojej obecności jako cel sam w sobie. W takim przypadku można przyjąć, że między prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą oraz wydatkami ponoszonymi, nawet w sposób pośredni, na lepszą, bardziej wydajną pracę pracowników, a przez to na zwiększenie przychodów osiąganych przez przedsiębiorcę, istnieją określone związki.

W uzasadnieniu własnego stanowiska Wnioskodawca wskazał, że : „(…) ponoszenie wydatków na artykuły spożywcze zużywane podczas spotkań pracowniczych w siedzibie firmy, jak i wydatki na organizację szkoleń i spotkań pracowniczych z elementami integracyjnymi, stanowią inwestycję Spółki w rozwój zasobów ludzkich i prowadzą do uzyskania spodziewanego efektu w postaci wzrostu efektywności pracy pracowników. Spotkania, oprócz charakteru biznesowego, mają na celu poprawę komunikacji wewnętrznej i motywacji do pracy poprzez zintegrowanie pracowników z firmą, budowanie zespołu, poprawę atmosfery pracy oraz ułatwienie ułożenia wzajemnych relacji między pracownikami i w efekcie poprawę efektywności pracy, a przez to odpowiednie realizowanie strategii przyjętej przez strony Umowy (…).”

Odnosząc powołane uregulowania prawne do przedstawionego przez Wnioskodawcę stanu faktycznego, należy wskazać, że kosztami podatkowymi są m.in. tzw. „koszty pracownicze”, mogące stanowić wydatki na organizację wewnętrznych i zewnętrznych spotkań, szkoleń dla pracowników. Świadczenie to związane jest bowiem ze stosunkiem pracy łączącym pracownika z pracodawcą i jako takie spełniają przesłanki zakwalifikowania do kosztów uzyskania przychodów. Wnioskodawca ponosząc faktycznie ww. wydatki, pokryte z jego własnych zasobów finansowych, mające definitywny charakter może je zakwalifikować do kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 15 updop.


Zatem, wydatki poniesione przez Wnioskodawcę na organizację wewnętrznych spotkań biznesowych pracowników w siedzibie Spółki, jak również w restauracji, kawiarni, czy też innym lokalu o podobnym charakterze mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.


Tym samym, stanowisko Wnioskodawcy w zakresie Pytania oznaczonego we wniosku Nr 4 należało uznać za prawidłowe.


Zgodnie z art. 14na Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k–14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

  1. z zastosowaniem art. 119a;
  2. w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego) podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.


Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.


Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa w dwóch egzemplarzach (art. 47 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2017 r., poz. 1369, z późn. zm.) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała.