INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2018 r., poz. 800 ze zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z 16 kwietnia 2018 r. (data wpływu 27 kwietnia 2018 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego zawartego w fakturach zakupu dotyczących delegacji służbowych przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej – jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 27 kwietnia 2018 r. wpłynął do tutejszego organu ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej m.in. podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego zawartego w fakturach zakupu dotyczących delegacji służbowych przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca należy do międzynarodowej Grupy, będącej jednym z największych producentów części rowerowych oraz akcesoriów wędkarskich na świecie. Spółka jest wyłącznym dystrybutorem części i akcesoriów produkowanych przez Grupę na rynku polskim.

Spółka jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług. Z uwagi na skalę działalności Wnioskodawca otrzymuje dużą ilość faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, faktur korygujących, not księgowych, rachunków etc., które są przesyłane do Spółki zarówno w wersji papierowej jak i elektronicznej.

Celem usprawnienia procesu rozliczającego koszty związane z delegacją służbową pracowników, Wnioskodawca rozważa wprowadzenie zintegrowanego systemu rozliczającego delegację oraz wydatki pracownicze (dalej: System). System umożliwi pracownikom zatrudnionym przez Spółkę raportowanie poniesionych wydatków oraz rozliczenie delegacji w formie elektronicznej. Każdy pracownik, w celu dokonania rozliczenia poniesionych wydatków, zobligowany jest do uprzedniego zeskanowania lub też sfotografowania oryginalnego dokumentu (np. faktury VAT za hotel, biletu lotniczego, paragonu za przejazd autostradą, czy też postój na parkingu) oraz zapisania go w formacie elektronicznym (cyfrowym) obsługiwanym przez System uniemożliwiający ingerowanie w którąkolwiek pozycję dokumentu źródłowego (przykładowo w formacie PDF). Wykonywane skany lub zdjęcia muszą posiadać również określoną jakość zapewniającą pełną czytelność. W konsekwencji, powstanie wierna kopia elektroniczna dokumentu papierowego. Po zeskanowaniu dokumentów, pracownik dokona zniszczenia papierowych wersji dokumentów.

Utworzony raport wydatków jest składany elektronicznie i przesyłany do weryfikacji oraz autoryzacji przez dział księgowości Spółki. W dalszej kolejności następuje weryfikacja merytoryczna przesłanego drogą elektroniczną raportu wydatków wraz załącznikami, w ramach którego weryfikowana jest m.in. czytelność załączników oraz prawidłowość wypełnienia wniosku.

Następnie, po procesie autoryzacji, wszystkie raporty wydatków są gotowe do zaksięgowania i rozliczenia w systemie finansowo-księgowym Wnioskodawcy. Po dokonaniu stosownych zapisów raporty wraz z załącznikami w formie zdjęć lub skanów są archiwizowane, z uwzględnieniem podziału na konkretnego pracownika przy zachowaniu stosownej chronologii, bez możliwości ich edycji (autentyczność, integralność i czytelność treści dokumentów).

Wnioskodawca może zidentyfikować tożsamość sprzedawcy (autentyczność), żadne dane na fakturze czy paragonie wymagane przepisami nie mogą być zmienione – stosowane procedury i sposób przechowywania plików mają za zadanie nie pozwalać na modyfikację danych (integralność), a zeskanowany dokument ma odpowiednią jakość, aby zapewnić wyraźny odczyt danych na fakturze lub paragonie (czytelność). W odniesieniu do formy dokumentów (skanu w formie PDF) zachowana będzie taka sama autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność, jak w przypadku faktur w formie papierowej.

Zarchiwizowane w ten sposób raporty mogą być następnie udostępnione do wglądu uprawnionym osobom w dowolnym momencie oraz w dowolnym miejscu pod warunkiem posiadania dostępu do internetu. Obecnie Spółka poza wersją elektroniczną dokumentów dotyczących rozliczenia delegacji przechowuje również oryginalne dokumenty źródłowe w wersji papierowej.

Spółka będzie przechowywała elektroniczne obrazy zeskanowanych dokumentów co najmniej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, zapewniając autentyczności pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury, z alokacją do odpowiednich okresów rozliczeniowych.

Wnioskodawca, w przypadku żądania organu podatkowego lub organu kontroli celno-skarbowej będzie w stanie zapewnić dostęp do zarchiwizowanych dokumentów, a także ich bezzwłoczny pobór i odczyt danych w nich zawartych.

W związku z powyższym opisem w zakresie podatku od towarów i usług zadano następujące pytanie (oznaczone we wniosku nr 1):

Czy w przedstawionym zdarzeniu przyszłym, Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego (na zasadach przewidzianych w ustawie o VAT), zawartego na fakturach dotyczących rozliczenia delegacji służbowych, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej – przy założeniu, że spełnione zostaną zasadnicze warunki do odliczenia podatku VAT, o których mowa w art. 86 ustawy o VAT?

Zdaniem Wnioskodawcy, w przedstawionym zdarzeniu przyszłym Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego, wynikającego z faktur dotyczących rozliczenia delegacji archiwizowanych wyłącznie w formie elektronicznej – przy założeniu, że spełnione zostaną zasadnicze warunki do odliczenia podatku VAT, o których mowa w art. 86 ustawy o VAT.

Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy

W ocenie Wnioskodawcy, elektroniczne kopie faktur zakupowych przechowywane przez Spółkę będą uprawniały do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w nich, w zakresie w jakim nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT.

Przepisy ustawy o VAT

Ustawa o VAT nawiązuje do sposobu postępowania z fakturami przez podatników jedynie w ograniczonym zakresie.

Zgodnie z definicją z art. 2 pkt 31 ustawy o VAT przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Odnosząc się natomiast do art. 106g ust. 1 ustawy o VAT, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT stanowi natomiast, że podatnicy przechowują wystawione oraz otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie, w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność ich pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur w momencie wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy o VAT, podatnicy są również zobowiązani do bezzwłocznego dostępu do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej, również do bezzwłocznego ich poboru i przetwarzania danych w nich zawartych.

W konsekwencji, zdaniem Spółki, w przypadku spełnienia powyższych wymogów brak jest przeszkód w zakresie przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej faktur zakupowych otrzymanych w formie papierowej. Muszą one jednakże nosić znamiona autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności, aż do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Pojęcia autentyczności i integralności treści faktur zostały określone w art. 106m ustawy o VAT. Według tego przepisu, przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury; integralność treści została natomiast określona jako brak zmian w danych, które zawiera faktura. Art. 106m ust. 4 ustawy o VAT wskazuje, że elementy te (integralność treści, autentyczność pochodzenia oraz czytelność faktury) można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

W myśl art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Brzmienie powyższych przepisów nie nakłada na podatnika obowiązku przechowywania otrzymanej faktury w postaci materialnej (papierowej). Co więcej, nie nakazuje tego żaden inny przepis ustawy o VAT. Spółka pragnie również zauważyć, że w przepisach ustawy o VAT nie została zakazana zmiana formatu faktur otrzymywanych przez podatników. Przepisy formułują jedynie obowiązek odpowiedniego przechowywania faktur – należy zaś uznać, iż ten obowiązek spełniony będzie w sytuacji przechowywania dokumentów w Systemie Spółki, gdyż:

  • system, który Spółka zamierza wdrożyć zapewnia autentyczność pochodzenia faktury (system gwarantuje pewność co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury), integralność treści oraz czytelność (przede wszystkim faktura VAT w wersji elektronicznej nie będzie mogła być w żaden sposób zmieniana oraz jej elektroniczny obraz nie będzie wykazywał żadnych różnic w stosunku do papierowej wersji faktury),
  • Spółka przechowuje faktury w podziale na okresy rozliczeniowe,
  • Spółka, w przypadku żądania organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej będzie w stanie zapewnić dostęp do zarchiwizowanych faktur.

Ze względu na powyższe okoliczności, zdaniem Wnioskodawcy, planowany przez Spółkę sposób przechowywania w formie elektronicznej dokumentów dotyczących rozliczeń podróży służbowych, jest zgodny z przepisami Ustawy VAT.

Ustawa o rachunkowości

Również przepisy ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 395, ze zm., dalej: UoR) nie zabraniają przechowywania faktur w formie elektronicznej. Zgodnie z art. 20 ust. 1 UoR, do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Przepisy art. 20 tej ustawy wskazują, jakie dokumenty mogą być podstawą do dokonania zapisu operacji gospodarczych w księgach rachunkowych. Jednocześnie, art. 21 UoR zawiera wyliczenie minimalnego zakresu danych, których ujęcie w dowodzie księgowym jest niezbędne. Dokument spełniający wskazane powyżej warunki, stanowił będzie zatem dowód księgowy w rozumieniu UoR. Należy uznać, iż dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem do celów podatkowych.

Przepisy Ordynacji podatkowej

Stosownie do art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej, jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Dowodami w postępowaniu podatkowym, zgodnie z art. 181 Ordynacji podatkowej, mogą być księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku działalności analitycznej Krajowej Administracji Skarbowej, czynności sprawdzających, kontroli podatkowej lub kontroli celno-skarbowej oraz materiały zgromadzone w toku postępowania karnego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe. Spółka zauważa, iż użyte przez ustawodawcę sformułowanie „w szczególności” wskazuje, że katalog dowodów jest otwarty. Wskazane jest zatem posiadanie wszelkich dowodów, potwierdzających zaistnienie danego zdarzenia gospodarczego.

Mając na uwadze powyższe, zdaniem Spółki, przechowywanie jedynie w formie elektronicznej kopii dokumentów otrzymywanych przez Spółkę jest dopuszczalne na gruncie przepisów ustawy o VAT.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Negatywne przesłanki odliczenia określone zostały w art. 88 ustawy o VAT.

W konsekwencji, nabycie przez podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego ma miejsce, gdy spełnione zostaną następujące warunki:

  • w odniesieniu do czynności udokumentowanej fakturą powstał obowiązek podatkowy,
  • faktura została otrzymana przez podatnika dokonującego odliczenia,
  • odliczenia dokonuje podatnik podatku od towarów i usług,
  • towary lub usługi, w związku z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do czynności opodatkowanych,
  • w stosunku do nabywanych towarów lub usług nie ma zastosowania katalog wydatków, w przypadku których podatek VAT naliczony na ich nabyciu nie podlega odliczeniu.

W konsekwencji, należy podkreślić, iż forma, w jakiej przechowywane są faktury (papierowa, czy elektroniczna) pozostaje bez wpływu na możliwość czy zakres prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z tych faktur. W konsekwencji, przy założeniu, że spełnione zostaną standardowe warunki do odliczenia podatku VAT, o których mowa w art. 86 ustawy o VAT, brak otrzymania papierowych wersji faktur przez Spółkę nie wpłynie na prawo do odliczenia podatku VAT.

Powyższe znajduje potwierdzenie w interpretacjach wydawanych przez organy podatkowe.

Przykładowo, Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, w interpretacji z dnia 20 września 2017 r., nr 0112-KDIL1-3.4012.376.2017.1.KM stwierdził: „Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, że przechowywanie wyłącznie w formie elektronicznej (bez konieczności przechowywania w formie papierowej) faktur wystawianych zarówno w formie papierowej, jak i w formie elektronicznej – w sposób opisany przez Wnioskodawcę, czyli w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie od momentu ich wystawienia do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur, a także umożliwieniu bezzwłocznego dostępu do nich, również ich poboru i przetwarzania danych w nich zawartych na żądanie odpowiedniego organu – będzie zgodne z przytoczonymi przepisami.”

Podobnie stwierdził również w interpretacji z dnia 26 września 2017 r., nr 0114-KDIP1- 1.4012.419.2017.2.KOM: „W świetle przedstawionych we wniosku okolicznościach należy stwierdzić, że przechowywanie wyłącznie w formie elektronicznej jako zapisane w systemie komputerowym pliki „JPG” (bez konieczności przechowywania w formie papierowej) faktur otrzymanych w formie papierowej – w sposób opisany przez Wnioskodawcę – przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu – będzie zgodne z przytoczonymi wyżej przepisami. Sposób przechowywania dokumentów określony w powołanych przepisach w okresie do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego, pozwala na stosowanie wyłącznie elektronicznego modelu ich przechowywania i umożliwia jednocześnie niszczenie faktur otrzymanych w formie papierowej. W odniesieniu do kwestii dotyczącej prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur otrzymanych w formie papierowej i zeskanowanych do formatu „JPG”, w sytuacji gdy będą one przechowywane w formie elektronicznej opisanej we wniosku, należy stwierdzić, że zgodnie z treścią art. 86 ust. 1 ustawy – w zakresie, w jakim towary i usługi wykazane na tych fakturach będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego”.

Stanowisko to potwierdza również m.in.:

  • Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 22 marca 2017 r., nr 1462-IPPP2.4512.92.2017.1.KOM,
  • Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 13 marca 2017 r., nr 2461-IBPP2.4512.1034.2016.3.WN,
  • Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 26 czerwca 2017 r., nr 0111-KDIB3-2.4012.151.2017.2.SR,
  • Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z dnia 14 października 2016 r., nr 1462-IPPP3.4512.686.2016.l.RD,
  • Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z dnia 19 sierpnia 2016 r., nr IPPP2/4512-406/16-4/MT,
  • Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z dnia 15 lipca 2016 r., nr ILPP4/4512-1-137/16-3/JN,
  • Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z dnia 1 czerwca 2016 r. nr IBPP2/4512-156/16/KO.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Na podstawie art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2017 r. poz. 1221 ze zm.) zwanej dalej ustawą, fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Natomiast fakturą elektroniczną – w myśl pkt 32 tego artykułu – jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Stosownie do art. 106g ust. 1 ww. ustawy, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

W myśl art. 106m ust. 1-3 cyt. ustawy, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Natomiast przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy).

Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy, poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

  1. kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
  2. elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Użyte w powołanym art. 106m ust. 4 ustawy pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę z dostawą bądź usługą stanowiącą podstawę jej wystawienia. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, użyte w ww. przepisie określenie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu – dla celów podatku VAT – powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek pozostawia się uznaniu podatnika.

Stosownie do art. 112 ustawy o VAT podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.

Według art. 112a ust. 1 pkt 2 cyt. ustawy podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie – w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju (art. 112a ust. 2 ustawy).

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 3 ww. ustawy).

Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych (art. 112a ust. 4 ustawy).

Ponadto, na podstawie art. 86 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2018 r., poz. 800 ze zm.), podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej. Przy czym zgodnie z art. 70 § 1 ww. ustawy, zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Oznacza to więc, że podatnicy są zobowiązani do przechowywania ksiąg podatkowych oraz związanych z ich prowadzeniem dokumentów i ewidencji (na przykład dla celów VAT) przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Termin przechowywania może zostać wydłużony w przypadku gdy bieg terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego nie rozpocznie się, ulegnie zawieszeniu bądź zostanie przerwany (zob. art. 68-71 Ordynacji podatkowej).

Z przedstawionego opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca rozważa wprowadzenie zintegrowanego systemu rozliczającego delegację oraz wydatki pracownicze. Każdy pracownik, w celu dokonania rozliczenia poniesionych wydatków, zobligowany jest do uprzedniego zeskanowania lub też sfotografowania oryginalnego dokumentu (np. faktury VAT za hotel, biletu lotniczego, paragonu za przejazd autostradą, czy też postój na parkingu) oraz zapisania go w formacie elektronicznym (cyfrowym) obsługiwanym przez System uniemożliwiający ingerowanie w którąkolwiek pozycję dokumentu źródłowego (przykładowo w formacie PDF). Wykonywane skany lub zdjęcia muszą posiadać również określoną jakość zapewniającą pełną czytelność. W konsekwencji, powstanie wierna kopia elektroniczna dokumentu papierowego. Po zeskanowaniu dokumentów, pracownik dokona zniszczenia papierowych wersji dokumentów.

Utworzony raport wydatków jest składany elektronicznie i przesyłany do weryfikacji oraz autoryzacji przez dział księgowości Spółki. W dalszej kolejności następuje weryfikacja merytoryczna przesłanego drogą elektroniczną raportu wydatków wraz załącznikami, w ramach którego weryfikowana jest m.in. czytelność załączników oraz prawidłowość wypełnienia wniosku.

Następnie, po procesie autoryzacji, wszystkie raporty wydatków są gotowe do zaksięgowania i rozliczenia w systemie finansowo-księgowym Wnioskodawcy. Po dokonaniu stosownych zapisów raporty wraz z załącznikami w formie zdjęć lub skanów są archiwizowane, z uwzględnieniem podziału na konkretnego pracownika przy zachowaniu stosownej chronologii, bez możliwości ich edycji (autentyczność, integralność i czytelność treści dokumentów).

Wnioskodawca może zidentyfikować tożsamość sprzedawcy (autentyczność), żadne dane na fakturze czy paragonie wymagane przepisami nie mogą być zmienione – stosowane procedury i sposób przechowywania plików mają za zadanie nie pozwalać na modyfikację danych (integralność), a zeskanowany dokument ma odpowiednią jakość, aby zapewnić wyraźny odczyt danych na fakturze lub paragonie (czytelność). W odniesieniu do formy dokumentów (skanu w formie PDF) zachowana będzie taka sama autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność, jak w przypadku faktur w formie papierowej.

Zarchiwizowane w ten sposób raporty mogą być następnie udostępnione do wglądu uprawnionym osobom w dowolnym momencie oraz w dowolnym miejscu pod warunkiem posiadania dostępu do internetu. Obecnie Spółka poza wersją elektroniczną dokumentów dotyczących rozliczenia delegacji przechowuje również oryginalne dokumenty źródłowe w wersji papierowej.

Wnioskodawca będzie przechowywał elektroniczne obrazy zeskanowanych dokumentów co najmniej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, zapewniając autentyczności pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury, z alokacją do odpowiednich okresów rozliczeniowych.

W przypadku żądania organu podatkowego lub organu kontroli celno-skarbowej, Wnioskodawca będzie w stanie zapewnić dostęp do zarchiwizowanych dokumentów, a także ich bezzwłoczny pobór i odczyt danych w nich zawartych.

Wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą prawa do odliczenia podatku naliczonego zawartego w fakturach dotyczących rozliczenia delegacji służbowych przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej.

Podkreślić należy szczególną rangę wymogu, jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim to, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Wprawdzie prawodawca sprecyzował, co należy rozumieć przez autentyczność pochodzenia faktur oraz integralność ich treści, to jest to jednak katalog otwarty i dopuszczalne są wszelkie inne metody (procedury) wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

W kontekście prawa do stosowania wyłącznie elektronicznej archiwizacji faktur należy zauważyć, że z powołanych powyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Nie ma przy tym normatywnych przeszkód do istnienia systemu „mieszanego”, a wymogiem przechowywania faktury jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści, a ten warunek spełnia także przechowywanie faktury w formie elektronicznej, tj. w formie obrazu elektronicznego, pozwalającego na każdorazowe odtworzenie formy papierowej na żądanie organu podatkowego, w jej oryginalnej postaci.

W opisanym we wniosku zdarzeniu, procedura przechowywania faktur zakupu dotyczących delegacji służbowych w postaci elektronicznej, będzie spełniać warunki określone w art. 106m ustawy w zakresie autentyczności pochodzenia, integralności treści, czytelności faktury oraz pozwala na ich łatwe odszukanie. Ponadto faktury w ramach ww. procedury będą archiwizowane co najmniej do momentu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zatem należy stwierdzić, że opisana we wniosku procedura przechowywania dokumentów w formie elektronicznej, będzie zgodna z warunkami przewidzianymi w przepisach prawa podatkowego, o których mowa w art. 106m ustawy oraz art. 112 i art. 112a ustawy.

W odniesieniu do kwestii dotyczącej prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur dotyczących rozliczenia delegacji służbowych, w sytuacji gdy będą one przechowywane w formie elektronicznej opisanej we wniosku, należy stwierdzić, że zgodnie z treścią art. 86 ust. 1 ustawy – w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

W świetle art. 88 ust. 1 pkt 4 lit. b ustawy, obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się do nabywanych przez podatnika usług noclegowych i gastronomicznych, z wyjątkiem nabycia gotowych posiłków przeznaczonych dla pasażerów przez podatników świadczących usługi przewozu osób.

Zgodnie z art. 88 ust. 3a ustawy, nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury i dokumenty celne w przypadku gdy:

  1. sprzedaż została udokumentowana fakturami lub fakturami korygującymi:
    1. wystawionymi przez podmiot nieistniejący,
    2. (uchylona);
  2. transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku;
  3. (uchylony);
  4. wystawione faktury, faktury korygujące lub dokumenty celne:
    1. stwierdzają czynności, które nie zostały dokonane – w części dotyczącej tych czynności,

    2. podają kwoty niezgodne z rzeczywistością – w części dotyczącej tych pozycji, dla których podane zostały kwoty niezgodne z rzeczywistością,
  5. faktury, faktury korygujące wystawione przez nabywcę zgodnie z odrębnymi przepisami nie zostały zaakceptowane przez sprzedającego;
  6. (uchylony);
  7. wystawiono faktury, w których została wykazana kwota podatku w stosunku do czynności opodatkowanych, dla których nie wykazuje się kwoty podatku na fakturze – w części dotyczącej tych czynności.

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Co do zasady prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe.

W świetle przytoczonych przepisów i przedstawionych okoliczności zdarzenia należy stwierdzić, że Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur dotyczących rozliczenia delegacji służbowych przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej na zasadach wynikających z ustawy o VAT, pod warunkiem, że nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT i nie zajdą wyłączenia wskazane w art. 88 ustawy.

Zatem stanowisko Wnioskodawcy jest prawidłowe.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego) podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Zgodnie z art. 14na Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k–14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

  1. z zastosowaniem art. 119a;
  2. w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

W zakresie podatku dochodowego od osób prawnych zostało wydane odrębne rozstrzygnięcie.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu, ul. Ratajczaka 10/12, 61-815 Poznań, w dwóch egzemplarzach (art. 47 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2017 r., poz. 1369) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekle prowadzenia postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała.