INTERPRETACJA INDYWIDUALNA


Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2020 r., poz. 1325, z późn.zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 14 sierpnia 2020 r. (data wpływu 14 sierpnia 2020 r.) o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie obowiązków płatnika związanych z przekazywaniem pracownikom zatrudnionym na podstawie umów o pracę informacji PIT-11 za pomocą środków komunikacji elektronicznej - jest prawidłowe.


UZASADNIENIE


W dniu 14 sierpnia 2020 r. wpłynął do tutejszego organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej zryczałtowanego podatku dochodowego od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne w zakresie obowiązków płatnika związanych z przekazywaniem pracownikom zatrudnionym na podstawie umów o pracę informacji PIT-11 za pomocą środków komunikacji elektronicznej.


We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.


Wnioskodawca jest polską spółką kapitałową, podlegającą w Polsce nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu, a także jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług.

Wnioskodawca jest pracodawcą dla zatrudnionych w ramach umowy o pracę pracowników (około 660 osób na dzień złożenia niniejszego wniosku) w rozumieniu art. 3 Kodeksu pracy (ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r., Dz. U. z 2020 r., poz. 320), w związku z czym pełni funkcję płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych w rozumieniu przepisu art. 31 ustawy o PIT.

Wnioskodawca realizując obowiązki płatnika do tej pory doręczał pracownikom deklaracje, o których mowa w art. 42 ust. 2 pkt 1 ustawy o PIT (tj. informację o dochodach oraz pobranych zaliczkach na podatek dochodowy; dalej: PIT-11) w formie papierowej. Pracownicy podpisywali odbiór PIT-11 własnoręcznym podpisem składanym na określonym formularzu.

Wnioskodawca planuje jednak zakupić oprogramowanie komputerowe umożliwiające dostęp do zabezpieczonej platformy internetowej stanowiącej portal pracowniczy (dalej: Portal), przy użyciu indywidualnego dla każdego z pracowników loginu oraz hasła. Za pomocą Portalu pracownicy będą mogli sprawdzać różnego rodzaju informacje dotyczące statusu swojego zatrudnienia u pracodawcy takie jak nieobecności, godziny nadliczbowe, urlopy, etc. Dostęp do platformy zostanie nadany pracownikowi w momencie jego zatrudnienia lub w trakcie kilku dni po zatrudnieniu i realizowany będzie przez przeglądarkę internetową za pośrednictwem komputera, telefonu komórkowego czy też tabletu. Pracodawca zakłada, że dostęp aktywny będzie do kilku dni po zakończeniu miesiąca, w którym dojdzie do ustania stosunku pracy.

Mając na uwadze dużą liczbę zatrudnionych pracowników oraz w ramach realizacji kolejnych projektów usprawniających pracę, Wnioskodawca planuje udostępnić pracownikom imienne informacje PIT-11 w formie elektronicznej na Portalu. Informacje PIT-11 zostaną udostępnione na Portalu tym pracownikom, którzy w momencie wysyłania informacji pozostają w stosunku pracy.

W związku z wdrożeniem tego rozwiązania, które jest zresztą długo wyczekiwane przez pracowników, Wnioskodawca zamierza przeprowadzić kampanię informującą pracowników o zmianie sposobu przekazywania informacji PIT-11 (dalej: Działania Informacyjne) oraz wyda odpowiedni akt wewnętrzny regulujący nowy sposób dostarczania informacji PIT-11 (dalej: Regulamin Wewnętrzny).

Po zakończeniu roku podatkowego informacje PIT-11 dla pracowników zostaną wygenerowane w formie nieedytowalnych plików w formacie PDF, zgodnie z obowiązującym wzorem informacji określonym w rozporządzeniu Ministra Finansów. Następnie informacje PIT-11 zostaną podpisane za pomocą podpisu elektronicznego weryfikowanego przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu przez osobę wyznaczoną do obliczenia i poboru podatku oraz umieszczone w Portalu.

Ponadto Wnioskodawca będzie posiadał generowany przez system informatyczny raport potwierdzający dzień przekazania informacji PIT-11 dla pracowników na platformę internetową - jako potwierdzenie wywiązania się z obowiązku przekazania informacji PIT-11. Wnioskodawca będzie mógł również wygenerować raport z logowania pracowników, zawierający datę i godzinę otwarcia i pobrania pliku PDF z informacją PIT-11.


W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania.


  1. Czy przekazanie pracownikom informacji PIT-11 w sposób opisany powyżej przy jednoczesnym przeprowadzeniu Działań Informacyjnych oraz wydaniu Regulaminu Wewnętrznego, stanowi realizację obowiązku wynikającego z art. 39 ust. 1 ustawy o PIT?
  2. Czy pracownicy muszą wyrazić zgodę na otrzymanie informacji PIT-11 w formie elektronicznej za pośrednictwem Portalu?
  3. Jeżeli uzyskanie zgody pracownika, o której mowa w punkcie 2, jest konieczne, to czy może ona zostać wyrażona w formie oświadczenia woli pracownika złożonego w Portalu poprzez zaznaczenie odpowiedzi „tak" lub „nie” na brzmiąco podobnie pytanie: „Czy wyraża Pan/Pani zgodę na otrzymanie informacji PIT-11 w formie elektronicznej ?"
  4. Czy wygenerowany przez system informatyczny raport z datą umieszczenia informacji PIT-11 na Portalu będzie wystarczającym potwierdzeniem przekazania informacji PIT-11 podatnikom ?


Zdaniem Wnioskodawcy,


Ad. 1.


Zdaniem Wnioskodawcy, przekazanie pracownikom informacji PIT-11 w sposób opisany powyżej przy jednoczesnym przeprowadzeniu Działań Informacyjnych oraz wydaniu Regulaminu Wewnętrznego stanowi realizację obowiązku wynikającego z art. 39 ust. 1 ustawy o PIT.


Ad. 2.


Zdaniem Wnioskodawcy, pracownicy nie muszą wyrazić zgody na otrzymanie informacji PIT-11 w formie elektronicznej za pośrednictwem Portalu.


Ad. 3.


W przypadku jeśli zdaniem Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej uzyskanie zgody pracownika, o której mowa w pytaniu nr 2 jest konieczne, zgoda ta może zostać wyrażona w formie oświadczenia woli pracownika złożonego w Portalu poprzez zaznaczenie odpowiedzi „tak" lub „nie" na brzmiąco podobnie pytanie: „Czy wyraża Pan/Pani zgodę na otrzymanie informacji PIT-11 w formie elektronicznej ?"


Ad. 4.


Zdaniem Wnioskodawcy wygenerowany przez system informatyczny raport z datą umieszczenia informacji PIT-11 na Portalu będzie wystarczającym potwierdzeniem przekazania informacji PIT-11 podatnikom (pracownikom).


Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy do pytania 1.


Zgodnie z art. 8 ustawy Ordynacja podatkowa płatnikiem jest osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej, obowiązana na podstawie przepisów prawa podatkowego do obliczenia i pobrania od podatnika podatku i wpłacenia go we właściwym terminie organowi podatkowemu.

Na mocy art. 31 ustawy o PIT, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, zwane dalej „zakładami pracy”, są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej lub spółdzielczego stosunku pracy, zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakłady pracy, a w spółdzielniach pracy - wypłaty z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej.

Na podstawie z art. 39 ust. 1 ww. ustawy płatnicy, o których mowa w art. 31, art. 33 i art. 35, są obowiązani przesłać podatnikowi i urzędowi skarbowemu, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania podatnika wykonuje swoje zadania, a w przypadku podatnika, o którym mowa w art. 3 ust. 2a, urzędowi skarbowemu, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy w sprawach opodatkowania osób zagranicznych wykonuje swoje zadania, imienne informacje sporządzone według ustalonego wzoru.


Z powyższego wynika, że w ustawie określono jedynie formę sporządzenia informacji PIT-11, która powinna przybrać postać ustalonego wzoru (oczywiście Wnioskodawca sporządzi informacje PIT-11 zgodnie z obowiązującym ją wzorem).


Z powołanych powyżej przepisów wynika więc, że do obowiązków płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych należy:

  1. obliczenie podatku;
  2. pobranie od podatnika podatku,
  3. wpłacenie podatku we właściwym terminie organowi podatkowemu,
  4. sporządzenie we właściwej formie informacji o wysokości osiągniętych dochodów i przekazanie jej podatnikowi oraz organowi podatkowemu.


Dokonując zatem interpretacji art. 39 ust. 1 ustawy o PIT należy stwierdzić, że nakłada on na płatników obowiązek przesłania/przekazania podatnikom i odpowiednim urzędom skarbowym - imiennej informacji sporządzonej według ustalonego wzoru (PIT-11). Jednocześnie przepis ten nie określa zasad przesłania/przekazania podatnikom (tj. osobom zatrudnionym na podstawie stosunku pracy) informacji o przychodach z innych źródeł oraz o dochodach i pobranych zaliczkach na podatek dochodowy PIT-11 przez płatników, tj. nie reguluje zasad przekazywania informacji pomiędzy podmiotami niebędącymi podmiotami publicznymi. W przepisie tym ustawodawca wprowadził jedynie wymóg sporządzenia takiej informacji według ustalonego wzoru i przekazania ich podatnikom przez płatników. Również przepisy Ordynacji podatkowej oraz przepisy wydanych na jej podstawie rozporządzeń wykonawczych regulacji takich nie zawierają - tak jak ma to miejsce w przypadku składania przez płatników do właściwych urzędów skarbowych m.in. ww. informacji PIT-11 za pomocą środków komunikacji elektronicznej (art. 3a, art. 3b Ordynacji podatkowej). Z tych względów należy uznać, że przekazanie/przesłanie podatnikom informacji PIT-11 przez płatników może nastąpić nie tylko przez bezpośrednie jej doręczenie w sposób zwyczajowo przyjęty w każdym miejscu, w którym zastanie się adresata, czy też przez operatora pocztowego, ale również za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

Należy zatem uznać, że przesłanie informacji PIT-11 przez płatnika może nastąpić nie tylko poprzez doręczenie w formie papierowej w miejscu pracy lub przesłanie przez operatora pocztowego, lecz również w formie pliku PDF umieszczonego w Portalu i opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Taki sposób przekazania stanowi - w ocenie Wnioskodawcy - realizację obowiązku nałożonego na płatnika w art. 39 ust. 1 ustawy o PIT.

Biorąc pod uwagę powyższe, zdaniem Wnioskodawcy, przekazanie pracownikom informacji PIT-11 w opisany we wniosku sposób, tj. poprzez ich udostępnienie przy użyciu indywidualnego loginu i hasła pracownika w formie elektronicznej (jako nieedytowalnego pliku w formacie PDF zgodnie z obowiązującym wzorem informacji, podpisanego za pomocą podpisu elektronicznego weryfikowanego przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu przez osobę wyznaczoną do obliczenia i poboru podatku) na zabezpieczonej platformie internetowej (Portalu) oraz przy jednocześnie przeprowadzonych Działaniach Informacyjnych o zmianie sposobu przekazywania informacji PIT-11 i wydania odpowiedniego Regulaminu Wewnętrznego określającego nowy sposób jej dostarczania - stanowi realizację obowiązku wynikającego z art. 39 ust. 1 ustawy o PIT.


Stanowisko Wnioskodawcy znajduje potwierdzenie w indywidualnych interpretacjach Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, m.in.:

  1. z dnia 1 lutego 2016 r. Nr ILPB2/4511-1-1106/15-2/TR,
  2. z dnia 21 listopada 2018 r. Nr 0112-KDIL3-1.4011.416.2018.l.AGR,
  3. z dnia 2 grudnia 2019 r. Nr 0112-KDIL3-2.4011.449.2019.1.MKA,
  4. z dnia 5 sierpnia 2020 r., Nr 0115-KDIT2.4011.472.2020.1.HD,
  5. z dnia 5 sierpnia 2020 r., Nr 0115-KDIT2.4011.473.2020.1.HD,
  6. z dnia 5 sierpnia 2020 r., Nr 0115-KDIT2.4011.494.2020.1.ENB,
  7. z dnia 5 sierpnia 2020 r., Nr 0115-KDIT2.4011.484.2020.1.HD.


Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy do pytania 2.


Zdaniem Wnioskodawcy, przepisy ustawy o PIT nie określają również obowiązku wyrażenia zgody na otrzymanie informacji PIT-11 w formie elektronicznej za pośrednictwem Portalu. Art. 39 ust. 1 ustawy o PIT nakłada na płatnika obowiązek przekazania informacji PIT-11 sporządzonej według ustalonego wzoru. Przepis nie określa sposobu przekazania informacji ani nie zobowiązuje płatnika do uzyskania zgody od podatnika na przekazanie imiennej informacji w wybranej przez pracodawcę formie.

Jak już wyżej napisano Wnioskodawca planuje przekazywać informacje PIT-11 w formie elektronicznej w celu usprawnienia swojej pracy. Ponadto taka forma dostępu do informacji rocznej jest ułatwieniem dla pracowników, którzy w wygodnym dla siebie momencie będą mogli pobrać imienną informację. W przypadku zagubienia informacji lub konieczności przedstawienia jej w instytucji zewnętrznej, nie będą musieli występować do pracodawcy z wnioskiem o powtórne wydanie informacji.

Zwrócić należy uwagę, że dostęp do Portalu zostanie nadany w momencie zatrudnienia (lub w ciągu kilku dni po zatrudnieniu pracownika) i realizowany będzie przez przeglądarkę internetową (za pośrednictwem komputera, telefonu komórkowego czy tabletu), zaś aktywny będzie do kilku dniu po zakończeniu miesiąca w którym dojdzie do ustania stosunku zatrudnienia. Z powyższego wynikać zatem będzie, że skoro korzystanie przez pracownika z Portalu będzie de facto jego obowiązkiem (wynikać będzie z faktu zatrudnienia i z wewnętrznych regulacji), to oznacza, że pracownik zaakceptował takie warunki wykonywania swojej pracy i dostępu o informacji. W rezultacie przekazanie przez płatnika informacji PIT-11 za pośrednictwem opisanego we wniosku Portalu nie będzie w ocenie Wnioskodawcy wymagał uzyskania od pracownika dodatkowej zgody w tym zakresie. Ponadto, uzależnienie możliwości przekazywania pracownikom elektronicznej informacji PIT-11 od wyrażenia przez nich na to zgody spowoduje, że przy występującej u Wnioskodawcy skali zatrudnienia część pracowników zgody takiej może nie wyrazić.


Wnioskodawca pragnie zauważyć, że tożsame stanowisko potwierdzające brak konieczności uzyskania zgody pracownika na otrzymanie informacji PIT-11 w formie elektronicznej zostało potwierdzone w serii czterech ww. interpretacji indywidualnych wydanych w dniu 5 sierpnia 2020 r.


Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy do pytania 3.


Zdaniem Wnioskodawcy w przypadku gdyby Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej uznał, że uzyskanie zgody pracownika na przekazanie informacji PIT-11 drogą elektroniczną jest konieczne, Wnioskodawca stoi na stanowisku, że taka zgoda może zostać wyrażona w formie elektronicznej poprzez zaznaczenie odpowiedzi „tak” lub „nie” na brzmiąco podobnie pytanie: „Czy wyraża Pan/Pani zgodę na otrzymanie informacji PIT-11 w formie elektronicznej?”, zamieszczone na Portalu.

Zdaniem Wnioskodawcy, uzyskana w ten sposób odpowiedź jest formą oświadczenia woli pracownika wyrażoną w postaci elektronicznej. Zgodnie z art. 60 KC, z zastrzeżeniem wyjątków w ustawie przewidzianych, wola osoby dokonującej czynności prawnej może być wyrażona przez każde zachowanie się tej osoby, które ujawnia jej wolę w sposób dostateczny, w tym również przez ujawnienie tej woli w postaci elektronicznej (oświadczenie woli).

Uzyskana zatem od pracownika w formie elektronicznej zgoda na przekazanie rocznej informacji PIT-11 w postaci pliku PDF umieszczonego w Portalu będzie w opinii Wnioskodawcy wystarczająca do wypełnienia przez płatnika obowiązku uzyskania zgody podatnika na doręczenie informacji PIT-11 drogą elektroniczną.


Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy do pytania 4.


Zdaniem Wnioskodawcy wystarczającym potwierdzeniem przekazania podatnikom informacji imiennych będzie wygenerowany przez system informatyczny (Portal) raport z datą umieszczenia informacji PIT-11 na platformie internetowej.


Artykuł 39 ust. 1 ustawy o PIT zobowiązuje płatnika jedynie do przesłania imiennej informacji podatnikowi. Nie zobowiązuje natomiast płatnika do przesłania informacji PIT-11 za potwierdzeniem odbioru. Wnioskodawca zauważa, że żaden przepis ustawy o PIT nie nakłada na płatnika obowiązku posiadania dowodu doręczenia pracownikowi informacji PIT-11. Ponieważ ustawodawca posłużył się w art. 39 ust. 1 pojęciem „przesłania" podatnikowi imiennej informacji nie precyzując, co oznacza „przesłanie", to zdaniem Wnioskodawcy nie można traktować tego pojęcia rozszerzające i utożsamiać go z obowiązkiem posiadania potwierdzenia doręczenia podatnikowi informacji PIT-11. Ponadto możliwość przesłania podatnikowi informacji PIT-11 w formie elektronicznej bez konieczności posiadania potwierdzenia doręczenia informacji PIT-11 jest aprobowana w orzecznictwie sądów administracyjnych, w tym m.in. w wyrokach:

  1. WSA w Poznaniu z dnia 26 lipca 2018 r., sygn. I SA/Po 418/18 (wyrok prawomocny):
    „Zdaniem Sądu, należy odróżnić przekazanie deklaracji przez płatnika organowi, które stanowi złożenie dokumentu i za pomocą środków komunikacji elektronicznej może nastąpić jedynie w przypadkach i na zasadach uregulowanych w przepisach Ordynacji podatkowej i aktów wykonawczych, od przekazania deklaracji, którego dokonuje płatnik podatnikowi. W ocenie Sądu, w relacjach pomiędzy podmiotami prywatnymi nie mogą mieć zastosowania art. 144a Ordynacji podatkowej regulujący doręczanie pism za pomocą środków komunikacji elektronicznej, czy też art. 12 § 6 pkt 1 Ordynacji podatkowej, zgodnie z którym termin uważa się za zachowany, jeżeli przed jego upływem pismo zostało m.in. wysłane w formie dokumentu elektronicznego do organu podatkowego, a nadawca otrzymał urzędowe potwierdzenie odbioru. (...) skoro ustawodawca w przepisie art. 39 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych posługuje się jedynie pojęciem „przesłania" bez dalszego uściślenia, co ewentualnie wchodziłoby w jego zakres, to z całą pewnością nie musi ono oznaczać nałożenia na płatnika obowiązku legitymowania się dowodem doręczenia podatnikowi deklaracji. (...) nie sposób zasadnie wywieść obowiązku płatnika uzyskania dowodu doręczenia deklaracji podatnikowi, skoro przepisy (...) zobowiązują płatnika jedynie do przesłania deklaracji. Ustawodawca nie powiązał bowiem faktu doręczenia podatnikowi tej deklaracji z istotnymi dla podatnika skutkami w zakresie powstania zobowiązania podatkowego. (...)"
  2. WSA w Bydgoszczy z dnia 25 sierpnia 2015 r., sygn. I SA/Bd 505/15 (wyrok prawomocny): „(...) ustawodawca posługuje się jedynie pojęciem „przesłania" bez dalszego uściślenia co ewentualnie wchodziłoby w jego zakres. Potocznie rzecz pojmując, z pewnością nie musi ono oznaczać nałożenie obowiązku legitymowania się dowodem doręczenia. (...) przepisy prawa mogą jedynie nasuwać uwagi co do tego, że wnioskodawca powinien się liczyć z potrzebą wykazania, że informację przesłał tak jak wymaga tego art. 39 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, jednak nie należy tego automatycznie utożsamiać z obowiązkiem wynikającym z przepisów podatkowych".


Wobec powyższego w ocenie Wnioskodawcy należy uznać, że umieszczenie informacji PIT-11 w postaci pliku PDF podpisanego bezpiecznym podpisem elektronicznym w Portalu, bez potwierdzenia odbioru informacji przez podatnika oraz posiadanie wygenerowanego przez system informatyczny raportu wskazującego na termin umieszczenia informacji na platformie internetowej, stanowi realizację przez Wnioskodawcę obowiązku nałożonego na płatnika w art. 39 ust. 1 ustawy o PIT.

Wnioskodawca pragnie zauważyć, że tożsame stanowisko potwierdzające brak konieczności posiadania potwierdzenia odbioru PIT-11 przez pracowników zostało potwierdzone w serii czterech ww. interpretacji indywidualnych wydanych w dniu 5 sierpnia 2020 r. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wskazał, iż „przepisy nie wskazują sposobu potwierdzania przekazania pracownikom informacji PIT-11. Jednakże w sytuacji, gdy z wygenerowanego przez system informatyczny raportu wynikać będzie data umieszczenia tej informacji na platformie internetowej, a więc udostępnienia informacji PIT-11 przez płatnika, co z kolei umożliwi swobodne jej pobranie przez pracownika poprzez przeglądarkę internetową za pośrednictwem komputera, telefonu komórkowego czy tabletu - to uznać należy, że raport ten potwierdzi realizację przez Wnioskodawcę obowiązku przekazania informacji pracownikom.”


W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawczyni w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.


Zgodnie z art. 8 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2020 r., poz. 1325, z późn.zm.) płatnikiem jest osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej, obowiązana na podstawie przepisów prawa podatkowego do obliczenia i pobrania od podatnika podatku i wpłacenia go we właściwym terminie organowi podatkowemu.

Na podstawie art. 31 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2020 r., poz. 1426, z późn. zm.) osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, zwane dalej „zakładami pracy”, są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej lub spółdzielczego stosunku pracy, zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakłady pracy, a w spółdzielniach pracy – wypłaty z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej.

Na mocy art. 39 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych płatnicy, o których mowa w art. 31, art. 33 i art. 35, są obowiązani przesłać podatnikowi i urzędowi skarbowemu, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania podatnika wykonuje swoje zadania, a w przypadku podatnika, o którym mowa w art. 3 ust. 2a, urzędowi skarbowemu, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy w sprawach opodatkowania osób zagranicznych wykonuje swoje zadania, imienne informacje sporządzone według ustalonego wzoru. Informację, o której mowa w zdaniu pierwszym, sporządza się również w przypadku dokonywania wypłaty świadczeń określonych w art. 21 ust. 1 pkt 46, 74 i 148. W informacji tej wykazuje się również dochody zwolnione od podatku na podstawie umów o unikaniu podwójnego opodatkowania lub innych umów międzynarodowych.

W kontekście zagadnienia przedstawionego we wniosku w pierwszej kolejności wskazać należy, że niewywiązanie się przez płatnika z obowiązku przekazania podatnikowi i organowi podatkowemu przewidzianych prawem informacji stanowi przesłankę do pociągnięcia go do odpowiedzialności karno-skarbowej.

Zgodnie bowiem z art. 80 § 2 ustawy z dnia 10 września 1999 r. Kodeks karny skarbowy (Dz. U. z 2020 r., poz. 19, z późn. zm.) płatnik oraz podmiot, o którym mowa w art. 41 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, niepełniący funkcji płatnika, który wbrew obowiązkowi nie składa w terminie podatnikowi lub właściwemu organowi wymaganej informacji podatkowej lub informacji, o których mowa w art. 42 ust. 2 pkt 2 powołanej ustawy, podlega karze grzywny do 180 stawek dziennych.


Z powołanych powyżej przepisów ustawy Ordynacja podatkowa oraz ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wynika, że do obowiązków płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych należy:

  • obliczenie podatku;
  • pobranie od podatnika podatku,
  • wpłacenie podatku we właściwym terminie organowi podatkowemu,
  • sporządzenie we właściwej formie informacji o wysokości osiągniętych dochodów i przekazanie jej podatnikowi oraz organowi podatkowemu.


Dokonując zatem interpretacji art. 39 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych należy stwierdzić, że nakłada on na płatników obowiązek przesłania/przekazania podatnikom i odpowiednim urzędom skarbowym – imiennej informacji sporządzonej według ustalonego wzoru (PIT-11). Jednocześnie przepis ten nie określa zasad przesłania/przekazania podatnikom (tj. osobom zatrudnionym na podstawie stosunku pracy) informacji o przychodach z innych źródeł oraz o dochodach i pobranych zaliczkach na podatek dochodowy PIT-11 przez płatników, tj. nie reguluje zasad przekazywania informacji pomiędzy podmiotami niebędącymi podmiotami publicznymi. W przepisie tym ustawodawca wprowadził jedynie wymóg sporządzenia takiej informacji według ustalonego wzoru i przekazania ich podatnikom przez płatników. Również przepisy Ordynacji podatkowej oraz przepisy wydanych na jej podstawie rozporządzeń wykonawczych regulacji takich nie zawierają – tak jak ma to miejsce w przypadku składania przez płatników do właściwych urzędów skarbowych m.in. ww. informacji PIT-11 za pomocą środków komunikacji elektronicznej (art. 3a, art. 3b Ordynacji podatkowej). Z tych względów należy uznać, że przekazanie/przesłanie podatnikom informacji PIT-11 przez płatników może nastąpić nie tylko przez bezpośrednie jej doręczenie w sposób zwyczajowo przyjęty w każdym miejscu, w którym zastanie się adresata, czy też przez operatora pocztowego, ale również za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

Przenosząc powyższe na grunt analizowanej sprawy zgodzić należy się z Wnioskodawcą, że przekazanie pracownikom informacji PIT-11 w opisany we wniosku sposób, tj. poprzez ich udostępnienie przy użyciu indywidualnego loginu i hasła pracownika w formie elektronicznej (jako nieedytowalnego pliku w formacie PDF zgodnie z obowiązującym wzorem informacji określonym w rozporządzeniu Ministra Finansów, podpisanego za pomocą podpisu elektronicznego weryfikowanego przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu przez osobę wyznaczoną do obliczenia i poboru podatku) na zabezpieczonej platformie internetowej (Portalu) oraz przy jednocześnie przeprowadzonej kampanii informującej pracowników o zmianie sposobu przekazywania informacji PIT-11 i wydania odpowiedniego aktu wewnętrznego regulującego nowy sposób jej dostarczania – stanowi realizację obowiązku wynikającego z art. 39 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Skoro dostęp do ww. platformy – jak podaje Wnioskodawca – zostaje nadany w momencie zatrudnienia lub kilka dni po zatrudnieniu i realizowany jest przez przeglądarkę internetową (za pośrednictwem komputera, telefonu komórkowego czy tabletu) oraz dostęp do niego będzie aktywny będzie do kliku dni po zakończeniu miesiąc, w którym dojdzie do ustania stosunku pracy. – można zatem rzec, że korzystanie przez pracownika z platformy internetowej jest jego obowiązkiem (wynika z faktu zatrudnienia i z wewnętrznych regulacji). Oznacza to, że pracownik zaakceptował takie warunki wykonywania swojej pracy i dostępu do informacji. W rezultacie przekazanie przez płatnika informacji PIT-11 za pośrednictwem opisanej we wniosku platformy nie wymaga uzyskania od pracownika dodatkowej zgody w tym zakresie.


Mając powyższe na uwadze, stanowisko wnioskodawcy w zakresie pytania Nr 1 i 2 jest prawidłowe.


Jednocześnie nie udziela się odpowiedzi na zawarte we wniosku pytanie Nr 3, gdyż Wnioskodawca oczekiwał na nie odpowiedzi w sytuacji uznania jego stanowiska w odniesieniu do pytania Nr 2 za nieprawidłowe.


Z wniosku wynika również, że Wnioskodawca będzie posiadał generowany przez system informatyczny raport potwierdzający dzień przekazania informacji PIT-11 dla pracowników na platformę internetową oraz że Wnioskodawca będzie mógł wygenerować raport z logowania pracowników, zawierający datę i godzinę otwarcia i pobrania pliku PDF z informacją PIT-11. W tym miejscu zauważyć należy, że przepisy nie wskazują sposobu potwierdzania przekazania pracownikom informacji PIT-11. Jednakże w sytuacji, gdy z wygenerowanego przez system informatyczny raportu wynikać będzie data umieszczenia tej informacji na platformie internetowej, a więc udostępnienia informacji PIT-11 przez płatnika, co z kolei umożliwi swobodne jej pobranie przez pracownika poprzez przeglądarkę internetową za pośrednictwem komputera, telefonu komórkowego czy tabletu – to uznać należy, że raport ten potwierdzi realizację przez Wnioskodawcę obowiązku przekazania informacji pracownikom.


Wobec powyższego stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania Nr 4 należało uznać za prawidłowe.


Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan faktyczny (zdarzenie przyszłe) sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym (zdarzeniem przyszłym) podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku.


Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.


Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

  1. z zastosowaniem art. 119a;
  2. w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
  3. z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.


Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych (art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej).


Powyższe unormowania należy odczytywać łącznie z przepisami art. 33 ustawy z 23 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy – Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 2193), wprowadzającymi regulacje intertemporalne.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (…), w dwóch egzemplarzach (art. 47 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2019 r., poz. 2325, z późn. zm.) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi. Skargę wnosi się w dwóch egzemplarzach na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała lub drogą elektroniczną na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 54 § 1a ww. ustawy). W przypadku pism i załączników wnoszonych w formie dokumentu elektronicznego odpisów nie dołącza się (art. 47 § 3 ww. ustawy).

W przypadku wnoszenia skargi w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego i stanu epidemii jako najwłaściwszy proponuje się kontakt z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego ePUAP.

Jednocześnie, zgodnie art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.